Skip to main content

Projektmenedzser: hajóskapitány a projektcsapat élén

Projektmenedzser: hajóskapitány a projektcsapat élén

10-ből 7 cégnél bukik meg legalább 1 projekt egyetlen év leforgása alatt a statisztikák szerint. A negatív végkimenet hátterében a legtöbb esetben a világos célok hiánya áll. Ez elkerülhető, ha a projektet egy profi, tapasztalt projektmenedzser irányítja, aki hajóskapitányként vezeti a csapatot a kitűzött célok elérése felé. Mi tartozik a projektmenedzser feladatai közé? Milyen a jó projektvezető és miért érdemes egyes projektek irányítására interim szakembert megbízni? Blogposztunkban választ adunk ezekre a kérdésekre!

A projekt egy jól elkülöníthető munkaegység a cég működésében. Jellemzője, hogy van valamilyen kitűzött célja, kezdete, ütemterve, határideje, felelősei és egy meghatározott költségvetése. Felmérések igazolják, hogy a projektek igen sérülékenyek: a szervezetek 70%-a élte át egy projekt bukását az elmúlt 1 évben. Mindezek mellett a cégeknek csupán az 58%-a van tisztában azzal, hogy mekkora értéket képviselnek a projektmenedzserek.

A működési költségek megregulázása és a bevétel maximalizálása minden vállalat álma. Egy jól megválasztott, profi projektmenedzser segítségével jelentős összegeket lehet megspórolni. Ezt a statisztikák is igazolják, azok a cégek ugyanis, akik befektettek a projektmenedzsmentbe, 28-szor kevesebb pénzt pazaroltak el, a projekt idővonala pedig sokkal kiszámíthatóbb volt.

Miért van szükség projektmenedzserre?

A projektmenedzser kijelölése, bevonása mellett számos érv szól. Ő az, aki szavatolja a projekt sikerességét. Meghatározott terv alapján dolgozik, ennek köszönhetően a munkája követhető. A vele kötött szerződés pontosan tartalmazza, hogy milyen célokat kell elérni és milyen feltételek mellett, sőt, még azt is meghatározhatjuk, hogy mi a minőségi elvárás.

A projektvezető személyében adott egy ember, aki figyeli a határidőket, a költségkereteket és elkészíti a szükséges dokumentációt is. Ő az a személy, aki kezeli a felmerülő problémákat, és nem utolsósorban tartja a kapcsolatot a felekkel.

Nem kérdés tehát, hogy egy jó projektvezetővel csakis nyerhet a cég. Sőt, a legtöbb esetben sokkal jobb eredményeket lehet elérni, ha interim projektmenedzsert vonnak be és nem belső embert választanak. Hogy miért?

  • Az interim projektmenedzser új rálátást hozhat, ő a „friss szem”, aki olykor hatékonyabb megoldásokkal tud előrukkolni.
  • Az interim szakemberek igen nagy tapasztalattal bírnak, profi vezetői múlttal rendelkeznek, így biztosak lehetünk abban, hogy rutinos projektvezető kezébe kerül a feladat.
  • Az interim szakember nem alkalmazott, hanem egy külsős segítség, aki a mindennapjait a projektcsapattal tölti. Köszönhetően azonban annak, hogy nem áll a cég alkalmazásában, kimarad a hatalmi játszmákból, harcokból.
  • Az interim projektmenedzser meghatározott ideig támogatja a céget és egy jól körülhatárolt feladatot lát el. Nem vonja el más a figyelmét, az ő feladata a projekt vezetése.

Milyen a jó projektmenedzser?

A jó projektmenedzser remek kommunikációs készségekkel rendelkezik: szót kell értenie a csapattal, a vezetőkkel, az ügyfelekkel, képesnek kell lennie arra, hogy motiváló módon lépjen fel és vezessen másokat. Az a projektvezető tud sikeresen irányítani, aki nem sajnálja az idejét a projektek ellenőrzésére, a monitorozásra és az elemzésre. Ehhez persze alapfeltétel, hogy átlássa a projektmenedzsment folyamatokat.

A profi szakember alapos, tisztában van a projekt kereteivel, tudja, hogy mit kell elvégezni és mi az, amit nem. Át tudja adni a csapat felé az elvárásokat és számon is tudja kérni a feladatokat, problémamegoldó képessége pedig kiváló.

Jól eligazodik a virtuális térben, technológiai szempontból felkészült, és képes olyan meetingrendet meghatározni, ami a segíti a hatékony munkavégzést. Azt tartja szem előtt, hogy a projekt sikeres legyen, az ügyfél pedig elégedett, ehhez vezetőként képes a legjobbat kihozni a csapatból. Nagyon fontos, hogy a projektvezető tudjon jutalmazni, dicsérni és ünnepelni is, hiszen ezzel lehet igazán motiválni a dolgozókat.

A projektmenedzsment alapvetően tanulható. El lehet sajátítani, hogy milyen lépésekből áll egy projekt és azt is, hogy hogyan lehet ezeken végigvezetni a csapatot. A fent leírt készségeket lehet fejleszteni, sokkal egyszerűbb azonban, ha alapvetően adott egy olyan attitűd, ami megágyaz a profizmusnak.

De mit is csinál a projektmenedzser? A blogposzt következő részéből megtudhatod ezeket a részleteket és arra is választ adunk, hogy miként befolyásolja a mesterséges intelligencia térnyerése a projektmenedzserek munkáját!

Mi a projektmenedzser feladata?

A projektvezető egy olyan feladatkör, ami szinte minden ágazatban, minden szakterületen jelen van. Maga a feladat roppant változatos, számos tevékenységet érint. A projektmenedzser munkájának nehézsége függ a projekt jellegétől, méretétől, a körülményektől, a kitűzött céloktól. Bármekkora projektről is legyen szó, a feladatok, a munka struktúrája igen hasonló.

Peter Drucker, a menedzsmentképzés történetének vezéralakja azt mondta, hogy:

“Plans are only good intentions unless they immediately degenerate into hard work.”

A XX. században tevékenykedő vezetési tanácsadó egyetlen mondatban foglalta össze a projektmenedzser tevékenységének lényegét: A tervek fontosak és elengedhetetlenek a következetes lépésekhez, ha azonban nem valósulnak meg, akkor semmi értelmük. A projektmenedzsment túlmutat a tervezésen, hiszen magába foglalja a megvalósítást is. Ez az, ami megkülönbözteti a tanácsadástól.

A projektmenedzser, vagyis a projektvezető fő feladata tehát, hogy hozzásegítse a projektcsapatot a kitűzött cél eléréséhez a megadott határidőn és költségkereten belül.

Mivel telnek egy projektmenedzser napjai? A következőkben bemutatjuk, hogy milyen feladatok tartoznak hatáskörébe.

Scope meghatározása

A scope megmutatja, hogy mire terjed ki a projekt. A projektmenedzser feladata, hogy mindenki tisztában legyen ezzel, értse, hogy miről szól a projekt, mi a cél, mik a határok, mely feladatok tartoznak a projekt égisze alá. Ez az alapja az egész munkának, amit minden érintettel át kell beszélni. Ha egyetlen ember is akad, aki nem megfelelően értelmezi a kereteket, akkor az kockázatot jelent, esélyt a félreértésre, a hibára.

Vegyünk például egy céget, ahol a projekt célja a cégen belüli oktatási rendszer kidolgozása. A scope-nak köszönhetően mindenki számára egyértelművé válik, hogy a feladat mire terjed ki, tehát magába foglalja a tananyag összeállítását, az oktatók kijelölését, az órarendek szerkesztését, a dolgozók beosztását, egy olyan rendszer felállítását, amiben követni lehet a képzéseket. A munkatársak tájékoztatására azonban már nem terjed ki, mert az oktatás kommunikálását egy másik csapat végzi majd el.

A scope-ot a projektdokumentációban rögzítik, így az mindig elérhető, a résztvevők bármikor megtekinthetik.

Feladatok tervezése, ütemezése

Ha megvan a scope, akkor jöhetnek a feladatok! A projektvezető meghatározza, hogy milyen lépések útján lehet elérni a célig és a lépések megvalósulásához milyen feladatokat kell elvégezni. Felállítja a feladatok sorrendjét és azt is körülhatárolja, hogy milyen követelményeket támaszt az elvégzéssel szemben. Elkészül a feladatok ütemterve, amit a csapat tagjai is elfogadnak. Lényeges megjegyezni, hogy a projektvezetőnek nem kell profinak lenni a projekt témájában, annyi rálátással azonban rendelkeznie kell, hogy a fenti lépéseket el tudja végezni.

Költségterv elkészítése

A költségvetés, mint minden esetben, a projektnél is bevételi és költség oldalból áll. A bevételek olyan mérföldkövek, ahol számlázásra kerül sor, a költségek oldal pedig az erőforrások és a megvalósításhoz szükséges egyéb költségekből áll össze. A projekt elején meg kell határozni a költségkeretet is, illetve az elvárt feladatokat. A projektvezetőnek ezeket szem előtt tartva kell a munkát koordinálni. Ez sokszor nem egyszerű feladat, az idő során felmerülhetnek pluszigények, pluszköltségek, a projektmenedzser feladata, hogy ezeket mérlegelje a teljes költségvetés függvényében.

Előfordulhat például, hogy egy új termék fejlesztése során a megbízó a scope-ban meghatározottakhoz képest újabb és újabb funkciókat szeretne. Ezekkel az új elemekkel azonban szinte biztosan nem lehet a határidőn és a költségvetési kereten belül befejezni a munkát. A projektvezetőnek tehát határozottan el kell utasítani az ilyen jellegű kezdeményezéseket, hiszen az ő feladata, hogy a projekt az adott költségvetést tartva határidőre befejeződjön.

Erőforrások szervezése

A projektmenedzsernek meg kell határozni az erőforrások allokálását. Ezt a tervezést jellemzően a csapat tagjaival együtt végzi el, hiszen ők lesznek azok, akik a feladatok elvégzéséért felelnek. Azonosítani kell a kulcsembereket, akiket a lehető legkorábbi fázisban be kell vonni a tervezésbe. Így sokkal alaposabb munkát lehet végezni, a kulcsemberek pedig elköteleződnek a projekt iránt.

Beszerzés irányítása

Amennyiben a projekt szempontjából szükséges, a beszerzés folyamatát is meg kell tervezni. A projektmenedzsernek ügyelnie kell arra, hogy a beszerzés fázisra megfelelő időt hagyjon, ha pedig folyamatos, akkor felépítse a beszerzés szereplőivel a kapcsolatot.

A projektmenedzser, mint egy erős láncszem, tartja a kapcsolatot a beszerzésben résztvevőkkel. Az időzítés ennél a feladatnál különösen fontos, ha ugyanis például az alapanyag nem érkezik meg időben, akkor nem tudják elkezdeni a feldolgozását és csúszhat az egész projekt.

A csapat irányítása

A csapat a projekt motorja. A projektmenedzser feladata, hogy összekovácsolja az embereket és fenntartsa a motivációt, hogy olyan csapatszellem jöjjön létre, amiben a lelkiismeretesség, a proaktivitás számít igazi értéknek. A motiválás érdekében a vezető különféle taktikákat vethet be, például delegálhat kulcsfeladatokat, ösztönözhet visszajelzésekkel és jó, követendő példával járhat elő.

Kommunikáció megtervezése, a terv megvalósítása

A külső és a belső kommunikáció koordinálása a projektmenedzser legfontosabb feladata. Ahhoz, hogy ez gördülékenyen menjen, össze kell állítani egy kommunikációs tervet, amelyben megjelennek a kommunikáció szereplői, a csatornák, a kommunikációs módok. Fel kell vázolni, hogy milyen módon áramlik az információ a csapat tagjai között és azt is, hogy kifelé hogy kommunikálnak majd.

Minőségmenedzsment

A projektmenedzser nemcsak a feladatok követését végzi, hanem azt is figyeli, hogy a végeredmény megfelel-e azoknak az előírásoknak, követelményeknek, amiket az elején megfogalmaztak.

Például előfordulhat, hogy a projekt vége felé közeledve időnyomás helyeződik a résztvevőkre, akik a gyorsabb haladás érdekében akarva-akaratlanul, de lejjebb adnak a minőségből. Ilyen helyzetekben a projektmenedzsernek résen kell lenni, és jelezni, hogy a minőségi sztenderdektől nem lehet eltérni.

Kockázatok elemzése, kezelése

Minden projekt önmagában is hordoz kockázatokat, a körülményeknek köszönhetően pedig ezek száma a munka előrehaladásával gyarapodhat. Kockázat lehet például, ha nem elég jól meghatározott a feladat, de ilyen lehet az is, ha egyetlen kulcsszereplőn áll vagy bukik a projekt sikeressége. Ezeket a helyzeteket a projektvezetőnek fel kell ismerni és kezelni kell, a veszélyt el kell hárítania.

Riporting

Ahhoz, hogy a vezető követni tudja hol tart a projekt, és erről referálni tudjon az érintetteknek, folyamatosan monitoroznia, elemeznie kell az eredményeket, a feladatok státuszát. El kell hárítania azokat az akadályokat, amelyek megakadályozzák a keretek tartását, ha pedig arra van szükség, akkor pluszerőforrásokat kell bevonnia. Ezekről meghatározott időközönként beszámolókat, riportokat készít a vezetők, a résztvevők számára.

Mesterséges intelligencia a projektmenedzsmentben

A mesterséges intelligencia fenekestül forgatja fel a vállalkozások életét. Még 2019-ben, a nagy ChatGPT-boom előtt, a Gartner azt prognosztizálta, hogy 2030-ra a projektmenedzsment feladatok 80%-át a mesterséges intelligencia fogja elvégezni. Ma már tudjuk, hogy a helyzet ennyire nem kiélezett, a humán munkaerőt ugyanis nem lehet ilyen egyszerűen kiváltani. Az MI technológiának megvannak a maga korlátai, így minden esetben szükség van a humán nézőpontra, a szenzitivitásra, az empátiára, a kritikus gondolkodásra.

Tény azonban, hogy a mesterséges intelligencia beszivároghat a projektek résztvevőinek mindennapjaiba és elősegítheti a hatékonyság növelését. Remekül alkalmazható például a projektötlek rangsorolása esetén, a feladatok, a haladás monitorozásában, a kockázatmenedzsmentben, az asszisztenciában, a tesztelésben is.

A különféle projektmenedzsment szoftverek például óriási segítséget nyújthatnak a mindennapok során. Ezek támogatásával összefogottabb és szervezettebb lehet a munka, és ami fontos, hogy a projektcsapat tagjai minden fontos információt megtalálhatnak egy helyen.

A mesterséges intelligenciával tehát a projektmenedzser egy kiváló „asszisztenst” kaphat, ami támogatja a projekt vezetését.

Miért az Interim Kft. a legjobb választás?

Az Interim Kft.-nél tisztában vagyunk azzal, hogy egy projekt összefogása sok esetben pluszfeladat a napi teendők mellett. Ez azt jelenti, hogy könnyen kieshet a figyelem középpontjából a koordinálás, ami csúszásokhoz és sikertelenséghez vezethet. Egy projekt irányításához megfelelő tapasztalatra, tudásra van szükség, amit egy interim szakember maximálisan képest biztosítani.

Garantált hatékonyság az Interim Kft.-vel – Egy eset bemutatása

Ügyfelünk azzal a feladattal bízott meg minket, hogy alakítsuk át a belső logisztikai folyamatokat, ezen belül is különösen nagy hangsúlyt fektessünk a termelési és raktározási folyamatok anyagellátásának és hatékonyságának javítására.

Szakembereink a munkát a belső anyagáramlás, a raktári és anyagkiszolgálási folyamatok állapotfelmérésével kezdték. Interjúk készültek az érintett dolgozókkal, elemeztük a rendelkezésre álló eredményeket és részletes akció és intézkedési tervet terjesztettünk elő. Átalakítottuk a termelési anyagkiszolgálást, új folyamatokat vezettünk be, képzéseket szerveztünk a dolgozóknak, a változásokat dokumentáltuk és bevezettük más termelési részlegeken is, illetve részt vállaltunk a végleges belső logisztikai vezető kiválasztásában és betanításában is. Szisztematikusan hajtottuk végre a szükséges lépéseket, átalakításokat, mindeközben folyamatosan követtük a KPI-okat.

Az együttműködés eredményeképpen az üzemi termelékenység 15%-kal növekedett, az anyaghiányból adódó állási idő 2% alá esett, belső átszervezéssel a létszám pedig 20%-kal csökkent.

A fenti példa is igazolja, hogy egy vérprofi, megfelelő tulajdonságokkal és nagy tapasztalattal bíró projektmenedzserrel valódi eredményeket lehet elérni. A weboldalon további részletek olvashatók az Interim Kft.-ről és a projektmenedzsment szolgáltatásunkról!

Korábbi bejegyzéseink

Az interim menedzserek világa: INIMA Annual Survey2024
Vállalati Krízismenedzsment
OKR és KPI: vállalati előrehaladás követése
Munkaerő-gazdálkodás: a létszámváltozás dinamikája
Interim menedzsert csakis szolgáltatótól!
Hogyan függ össze a wellbeing és az interim menedzser?
Munkaerő-kölcsönzés: ez lenne a jövő foglalkoztatási formája?
Fejvadászat: szemezgetés a legjobbak közül
Üzleti tanácsadás: ez a legjobb módja a külső szakértő bevonásának?
Hiányszakmák: a beszerzőtől az orvosig, ember kell a gátra!