Vezetőnek lenni azt is jelenti, hogy az élet állandóan problémák felbukkanásából és kezeléséből áll. A siker receptje nem nyilvánvaló, van, amikor a rutin mellett más utakat is ki kell próbálni. Ilyen lehet a problémafa módszere is, amely a strukturált és részletes elemzést támogatja. Cikkünkben röviden ezt a metódust mutatjuk be.

Miért van szükség problémafára?

A McKinsey tanácsadó cég a mindent felforgató COVID-világjárvány első évében jelentette meg a bizonytalan időkben hasznos gondolkodásmódról szóló elemzését. Ebből egyrészt kiderült, hogy a rendkívüli bizonytalansággal járó problémák megoldásához a kiváló problémamegoldók kíváncsian állnak hozzá, tolerálják a bizonytalanságot, több szemszögből vizsgálják a problémát, a valós viselkedésre összpontosítanak, kihasználják a kollektív intelligenciát, és meggyőzően prezentálják a megoldást. Erre nem lehet születni, hanem tanulással kell ilyenné válni.

A problémafa technikát épp ezért érdemes ismernie minden vezetőnek, mert nagy a bizonytalanság a világban, és az üzleti életben csak egyre fokozódik.

A problémafa története

A problémafa (más néven ok-okozati fa) módszertana az 1960-as években alakult ki, elsősorban a projektmenedzsment és szervezetfejlesztés területén. Gyökerei a rendszerszemléletű gondolkodásban és a logikai keretmódszerben (Logical Framework Approach - LFA) találhatók. A módszer kifejlesztése szorosan kapcsolódik a nemzetközi fejlesztési projektek tervezéséhez. Az USAID (United States Agency for International Development) egyébként az 1960-as években kezdte el használni a logikai keretmódszert, amelynek szerves részévé vált a problémafa elemzés.

Főbb mérföldkövei:

• 1960-as évek: Az USAID bevezeti a logikai keretmódszert.
• 1970-es évek: A módszer elterjed az európai fejlesztési ügynökségeknél.
• 1980-as évek: A problémafa elemzés önálló módszerként is megszilárdul.
• 1990-es évektől: Széles körben elterjed a projekttervezésben és szervezetfejlesztésben.

A módszer népszerűségét annak köszönheti, hogy vizuálisan jól áttekinthető (hiszen egy fára hasonlít a vizualitása), segít feltárni az összefüggéseket, támogatja a csoportos problémamegoldást, és hatékonyan használható a célok meghatározásához

Ma már a problémafa-elemzés a projektmenedzsment egyik alapvető eszköze, amelyet világszerte használnak különböző szervezetek a problémák strukturált feltérképezéséhez és megoldásához.

Ehhez használjuk

A problémafa elemzés fő célja a problémaelemzés, vagyis a meglévő problémák és azok közötti ok-okozati összefüggések azonosítása. Ez az eszköz segít abban, hogy a vezető átfogó képet kapjon egy adott helyzetről, és megértse, hogyan, milyen szinten kapcsolódnak egymáshoz a különböző problémák.

A legfontosabb, hogy az elemzés során a problémákat egy fadiagram formájában jelenítjük meg, ahol a törzs a központi problémát (fókuszproblémát) jelöli, a gyökerek a probléma okait, az ágak pedig a következményeit.

Az elemzés fő célkitűzései:

• A probléma komplexitásának feltárása. A problémafa metódusa segít megérteni a probléma mélységét és összetettségét azáltal, hogy feltárja a mögöttes okokat és a következményeket.
• A beavatkozási pontok azonosítása. Az elemzés során azonosíthatjuk azokat a pontokat, ahol a beavatkozás a leghatékonyabb lehet a probléma megoldása érdekében.
• A közös megértés elősegítése. A problémafa hatékony eszköz a csoportmunkához, amely segíti a közös megértést a résztvevők között.
• A megoldások kidolgozásának alapja. A probléma okainak és következményeinek alapos feltárása segíthet a hatékony megoldások kidolgozásában.

Fontos megjegyezni, hogy a problémafa elemzés nem statikus, hanem folyamatosan fejlődő, és a résztvevők és a helyzet függvényében változhat.

Hogyan készítsünk problémafát?

1. A problémák felmérése, listázása: brainstorming segítségével minél több létező probléma azonosítása, összegyűjtése és listázása.
2. A központi probléma (fókusz- vagy kulcsprobléma) meghatározása: ez fogja a "fa" törzsét alkotni, és a többi probléma ehhez kapcsolódhat okként vagy következményként.
3. Az okok és következmények meghatározása: a listában szereplő problémák közül melyek a központi probléma okai és melyek a következményei? Az okok a "fa" gyökereit, a következmények pedig az ágait fogják alkotni.
4. Hierarchikus elrendezés: fölé-alárendeltségi sorrendbe kell rendezni a központi probléma okait és következményeit. Az okok esetében meg kell határozni, hogy mely okok vezetnek más okokhoz, amíg el nem érjük a probléma gyökerét. A következmények esetében pedig azt kell meghatározni, hogy mely következmények vezetnek más következményekhez.
5. A problémafa diagram elkészítése: a diagram közepén helyezkedik el a központi probléma, amely a "fa" törzsét alkotja. Alatta ábrázoljuk a probléma okait, a "fa" gyökereit, felette pedig a következményeket, a "fa" ágait.

A diagramnak logikusnak és érthetőnek kell lennie, és a lehető legjobban tükröznie kell a probléma ok-okozati összefüggéseit.

(Létezik az úgynevezett célfa is, amely a problémák célok formájában történő újrafogalmazását jelenti, ez tehát az egyébként negatív megközelítésű problémafa pozitív tükörképe.)

A problémafa elemzés eredményeként feltárhatjuk azokat a pontokat, ahol a beavatkozás a leghatékonyabb lehet. A problémafa így segíthet a vezetőknek kiválasztani a legfontosabb és legmegvalósíthatóbb beavatkozási pontokat.

E módszer használata olyan területeken előnyös, mint például termékfejlesztésnél a fejlesztési vagy gyártási hibák feltárása, de folyamatoptimalizálásnál, stratégiai tervezésnél vagy akár közösségi projektek tervezésénél is kiváló eszköz. Különösen hasznos eszköz lehet olyan komplex problémák megoldásában, ahol sem a probléma gyökere, sem pedig a megoldása nem nyilvánvaló.