Skip to main content

Komplex projektek kihívásai - Interim menedzsment Miért érdemes komplex feladatokat interim menedzserekre bízni? Az Interm blogcikkében elolvashatja

Komplex projektek kihívásai

Mi különbözteti meg a komplexet a komplikálttól? Miért kell a vállalatokra komplex rendszerként tekinteni? Mi a vezetők szerepe komplex projektek menedzselésében? Miért hatékony megoldás interim menedzserekre bízni a komplex projekteket? Ezekre a kérdésekre keressük a válaszokat blogcikkünkben.

A Cynefin döntési rendszer

Ez a megközelítés a walesi menedzsmentkonzultáns, Dave Snowden munkásságából ered, és célja, hogy segítsen a vezetőknek felismerni, milyen típusú problémával állnak szemben. Ez a keretrendszer különösen hasznos a komplexitás jelentésének megértésében. A Cynefin keretrendszer négy fő kategóriára osztja a problémákat:

1. Egyszerű: olyan problémák, amelyek nyilvánvalók és könnyen megoldhatók szabályalapú megközelítéssel. Az egyszerűség itt nem jelenti azt, hogy a probléma jelentéktelen, hanem azt, hogy a megoldás egyértelmű és nyilvánvaló.

2. Komplikált: bonyolultabb problémák, amelyek szakértői elemzést és értelmezést igényelnek. Bár több lehetőség is fennáll, mindegyik meghatározható és megérthető. Itt a bonyolultság abból fakad, hogy több jól meghatározott elemnek kell összehangoltan működnie.

3. Komplex: olyan problémák, amelyek kiszámíthatatlanok, mivel sok dinamikus, kölcsönhatásban lévő tényezőt tartalmaznak. A komplexitás ebben az esetben a sokrétű interakciókból adódik. Ezek a problémák megértést és alkalmazkodást, kis kockázatú kísérletezést igényelnek, mivel a változások és visszacsatolások folyamatosan alakítják a rendszert.

4. Kaotikus: olyan helyzetek, ahol azonnali cselekvés szükséges, mivel nincs értelme az elemzésnek. Az ilyen problémák gyors döntéshozatalt és reflexió nélküli beavatkozást igényelnek.

Ez a négy kategória gyakorlatilag négyféle környezetet jelent, amelyben különböző módon kell a megoldást megtalálni.

A Stacey-mátrix

A brit szervezeti teoretikus, Ralph Stacey mátrixa a projekt és vezetési dinamikák különböző típusainak elemzésére szolgál. Két fő dimenziója van:

1. Bizonytalanság a célokkal kapcsolatban, azaz milyen mértékben egyértelműek vagy tisztázatlanok a projekt céljai?

2. Bizonytalanság az eszközökkel kapcsolatban, azaz mennyire egyértelműek vagy tisztázatlanok azok az eszközök és módszerek, amelyekkel a célok elérhetők?

A Stacey-mátrix (amely leginkább egy koordinátarendszerhez hasonlít) a projektek komplexitásának ábrázolására és kezelésére szolgáló, egyszerűnek mondható vizuális eszköz. Segít a csapatoknak eligazodni a bizonytalanságban, és összehangolni a projekt végrehajtásának legmegfelelőbb megközelítését. Két tengelyből áll: a megközelítésből (x-tengely) és a követelményekből (y-tengely) és A követelmények azt mutatják, hogy "mit" kell fejleszteni, míg a megközelítés a "hogyan"-t. Általában a szoftverfejlesztésben és az informatikai tanácsadásban használják egy projekt vagy feladat összetettségének meghatározására.

A mátrix használata lehetővé teszi a vezetők számára, hogy megértsék, mely tényezők bonyolultak és melyek komplexek, és ennek megfelelően alakítsák stratégiáikat.

Komplikált vs. komplex rendszerek

A magyar nyelvben e két kifejezés nagyon hasonlít egymásra, de a projektmenedzserek világában fontos a kettő különbségének kihangsúlyozása. Ehhez először is definiálnunk kell a jelentésüket.

A komplikált rendszerek több, jól leírt részből állnak, amelyek meghatározott módon működnek együtt. Ezek a rendszerek általában szakértelmet igényelnek, de meghatározott és ismételhető minták alapján működnek. Például egy autó motorjának összeszerelése komplikált, de nem komplex: az alkatrészek jól definiáltak, és ha a meghatározott eljárást követik, az eredmény előre megjósolható. A komplikált rendszerek esetében az elemzés és a részletes tervezés kulcsfontosságú.

Ezzel szemben a komplex rendszerekben a részletek közötti kapcsolatok annyira dinamikusak és interaktívak, hogy nem lehet előre megjósolni a végkimenetelt. Ezek a rendszerek adaptívak és folyamatosan változnak. Például egy vállalat működése komplex, mivel emberek, technológiák és piacok közötti kapcsolatok állandóan változnak. Ebben a kontextusban a vállalati komplexitás és az üzleti komplexitás mindennapos kihívást jelent. A komplex rendszereknél az egyik legnagyobb feladat a folyamatos adaptáció és az alkalmazkodóképesség fenntartása.

Ha így sikerült kettéválasztanunk a két kifejezést, már megnézhetjük alkalmazásukat az üzleti életben is.

A vállalatok, mint komplex rendszerek

A vállalatok valóban komplex rendszerek, amelyeket nem lehet egyszerűen „megjavítani”, mint egy gépet. A szervezeti komplexitás miatt inkább úgy kell rájuk tekinteni, mint élő organizmusokra, amelyek teljesítményét és növekedését komplex tényezők határozzák meg. Tehát egy vállalat működése sokkal inkább hasonlít egy biológiai rendszerre, mint egy gépezetre. Egy találó hasonlat az esőerdő komplexitása, ahol temérdek önmagában is komplex élőlény él komplex kölcsönhatásban egymással és alkot egy különlegesen komplex rendszert. Ebben a megközelítésben a vállalati komplexitás jelentése az, hogy a rendszer összetettsége és dinamizmusa megértést és folyamatos adaptációt igényel. A vállalati komplexitás kezelésére különös figyelmet kell fordítani a környezeti tényezők és belső folyamatok harmonizálására. Sokszor épp a belső, szervezeti komplexitás vet fel újabb feladatokat, míg az üzleti komplexitás megint másfajta megközelítést igényel.

A vezetők felelőssége a komplexitás kezelésében

A projektek menedzsmentjében különösen nagy jelentőséggel bír, hogy a vezetők megértsék a komplexitás és komplikáltság közötti különbséget. Nem elegendő csupán szakértői tudással rendelkezni; a vezetőknek képesnek kell lenniük a rendszer dinamikájának felismerésére és arra is, hogy hogyan lehet adaptálni a stratégiákat a folytonos változásokhoz. Az üzleti komplexitás felismerése, az erre épülő struktúrák kezelése kritikus szerepet játszik ebben a folyamatban.

A komplex rendszerek irányításának néhány szabálya

John M. Kamensky, az IBM Center for The Business vezető munkatársa egy szakcikkében három fő metódust vázol fel a vezetők számára, hogy a komplexitással járó „káoszon” és bizonytalanságon úrrá lehessenek.

Először is, a menedzserek számos lépést tehetnek, hogy egy komplex környezetben növeljék a prediktív képességeiket. 

Másodszor, a vezetőknek jobb kockázatkezelési stratégiákat kell választaniuk. Jó példa erre az a gyakorlat, amikor egy adatsort többféle szakember szemüvegén keresztül elemzik (egyszer közgazdászként, máskor jogászként). Ez csökkenti annak veszélyét, hogy csak egy nézőpont domináljon egy probléma analizálásában.

Harmadszor, okosabb kompromisszumos döntések meghozatalára van szükség. Például a vezető biztosítsa a vezetői csapat sokszínűségét. Ez megnehezítheti a gyors döntéshozatalt, de általában javítja a hosszabb távú döntések minőségét. 

Látható tehát, hogy egy modern, komplex vállalati környezetben a gyakorlatra váltható elméletek sokat segítenek, különösen, ha vizuális eszközt adnak a menedzserek kezébe. Kamensky tanácsai közül több is a belső kooperációra irányul. Szerinte ugyanis a jó vezető igenis hallja meg, hogy kollégái mit szeretnének, terítsen szét nagyobb felelősséget a szervezetben, hozzon okos szabályokat, amellyel „közelebb hozza a jövőhöz” a céget – legalábbis a munkatársak így fogják érezni, és maximális erőbedobással vesznek részt a problémák megoldásában.

Az interim menedzserek szerepe komplex problémák megoldásában

Napjaink VUCA-BANI világában az üzleti környezet komplexitása korábban nem tapasztalt szintre emelkedett, és tovább fokozta a vállalati projektek és problémák komplexitását. Ebben a helyzetben a vezetők még fontosabb kulcsszerepet játszanak. Ilyenkor gyakran kívülről jön a segítség egy interim vezető személyében, aki több évtizedes tapasztalttal rendelkezik komplex problémák megoldásában, friss szemmel néz a problémára, és azonnali megoldást nyújt olyan komplex projektek és problémák kezelésére, mint például egy új termék fejlesztése, egy új minőségbiztosítási rendszer bevezetése, vagy egy elhúzódó krízis megoldása.

Talán az ön cégénél is annyira komplex helyzetek álltak elő, hogy újszerű megoldásra van szükség – és nem projektmenedzseri, hanem vezetői szinten. Az Interim Kft. több mint 20 éve segít ilyen helyzetek megoldásában, interim menedzsment szolgáltatásával. Az interim (átmeneti) vezető képes akár a vállalati komplexitásból eredő szervezeti komplexitásproblémák leküzdésére: friss, külső szemmel nézi cége problémáját, segít rátalálni az abból kivezető útra, és végig is megy rajta.

 

 

Korábbi bejegyzéseink

A problémafa
Karrierváltás: Kell-e váltani? - Az EmpowerHER konferencia kerekasztal-beszélgetésének tanulságai
VUCA helyett BANI?
Generációváltás – itt az ideje jól csinálni
Interim menedzser: nincsen megoldhatatlan probléma
Változásmenedzsment: a jövőre készülve
A problémamegoldás első lépése: a diagnosztizálás
Az üzleti modell folyamatos újragondolása: CEO-knak kötelező feladat
Kommunikáció fejlesztése: a jó vezetői kérdések ereje
Az interim menedzserek világa: INIMA Annual Survey2024