Egy interim projekt sikerességének mérési lehetőségei gyakran felmerülnek kérdésként az érdeklődők és ügyfeleink részéről. Egy rendkívül fontos és összetett területről van szó, amely az interim menedzsment értékét is remekül prezentálja. Ezért úgy döntöttünk, hogy egy teljes blog cikket szentelünk a témának, hogy alaposan körbejárjuk és bemutassuk.

Ebben Lukács Attila, cégünk egyik projekt- és interim menedzsere volt segítségünkre, aki értékes tapasztalatait osztotta meg gyakorlati példákkal kiegészítve. Interim menedzserként eddig zömében 1-1,5 éves időtartamú, egyenként kb. 50-250 millió forint értékű projekteken dolgozott több, a maga területén piacvezető, multinacionális cégnél. De látványos eredményeket tudott elérni olyan kisebb projekteknél is, ahol eredetileg nem volt az ügyfél által egyértelműen megfogalmazott KPI. A sikeres projektek mellett beszélgettünk az interim menedzsment számokban nem mérhető értékéről is.

Egy sikeres interim menedzser szakmai életútja

Attila 2017 óta dolgozik interim menedzserként, előtte több mint egy évtizeden  keresztül dolgozott különböző – a maguk területén a világ élvonalába tartozó -, multinacionális cégeknél, ahol volt szerencséje megismerni az amerikai, svájci, német és skandináv cégkultúrákat. Ezeknél a vállalatoknál ügyvezető igazgatóként és kelet-európai ügyvezetőként dolgozott. Megbízatása mindig úgy alakult, hogy munkája kezdetén a szervezet valamilyen változás előtt állt. Így gyakorlatilag minden esetben  változás- vagy válságmenedzsmenttel kezdte feladatait és vezette  a céget a pozitív változás irányába. Attila nemzetközi gazdasági kapcsolatok szakközgazdász jogi végzettséggel kiegészítve. Az MBA-t pedig Válság és Krízis Menedzsment szakon végezte el HR kiegészítéssel. Széleskörű  tanulmányi háttere és átfogó szakmai tapasztalata remek alapot biztosít számára az interim projektek sikerre viteléhez.

Interim menedzsment: tisztázzuk a fogalmakat

Mielőtt megvizsgáljuk az interim projekt sikerességének mérhetőségét, fontos, hogy tisztázzuk a fogalmakat. A megbízóink egy jelentős része megpróbálja ugyanis összevetni az interim menedzser tevékenységét egy külsős tanácsadó feladataival. Tapasztalataink szerint ez komoly információs zavart okoz. Nem tudják ugyanis, hogy pontosan mi alapján hasonlítsák össze a két tevékenységet és tegyék mérlegre az előnyöket, valamint hátrányokat.

Sokan gondolják, hogy a tanácsadói és interim menedzsment tevékenység nagyon hasonló, sőt vannak olyanok, akik szerint ezek a szakemberek ugyanolyan feladatokat látnak el. A valóságban azonban két teljesen eltérő tevékenységről van szó. Míg a tanácsadó elméleti síkon közelít meg egy-egy feladatot, addig az interim menedzser aktívan részt vesz a megvalósításban, azaz ő maga gyakorolja a hatást a környezetére a megbízónál. Az interim menedzser gyakorlatias, hands-on stratégiával dolgozik és átfogóan képes segíteni a céget.

Melyek az interim menedzser kulcsfontosságú kompetenciái?

Az interim menedzser feladatai között alapvető és tulajdonságai közül talán a legfontosabb, hogy a nehéz és váratlan helyzetekben azonnal tud alkalmazkodni az új környezethez és rögtön feltalálja magát. Nemcsak feltárja a problémákat, de a kezdetektől a folyamat részévé válik, képes javaslatokat tenni, döntéseket hozni és ezek mentén el is tudja kezdeni a rendszer működtetését.

A sikeres projekthez elengedhetetlen az interim menedzser együttműködő-, valamint alkalmazkodó képessége, amelynek segítségével azonnal be tud illeszkedni az adott vállalati kultúrába a munkavégzéshez szükséges mélységben. Szükséges a kiemelkedő kommunikációs készség, jó emberismeret és az azonnali helyzetfelismerés. Ezek mellett egy interim menedzser kulcsfontosságú kompetenciája a stratégiai valamint a projektekben való gondolkodás képessége és a döntésképesség, minden helyzetben.

Hogyan mérhető egy interim projekt sikeressége?

Attila elmondta, hogy tapasztalatai alapján nincs egy általánosságban megfogalmazható metódus egy interim projekt sikerességének mérésére. Minden egyes projekt egyedi helyzetet és sajátos megoldandó kihívást jelent. Előfordul, hogy a megbízó vállalat által meghatározott – és az interim menedzserrel közösen elfogadott – KPI-okat kell szem előtt tartani, amelyeket szeretnének elérni, vagy fejleszteni az adott projektben. Más esetekben az interim menedzsernek kell feltárnia a fejlesztendő területeket és kijelölni azokat az eredmény mutatókat, amelyek alapján a projekt sikeressége, valamint a megbízó vállalat előrehaladása mérhető.

Interim projekt nemzetközi gyógyszeripari cégnél

Attila egyik legnagyobb interim projektjének megbízója egy nemzetközi gyógyszeripari vállalat volt. Attila, az ügyfél vidéki telephelyén töltött 4 hónapos megbízatása során egy teljesen új technológia Magyarországra történő telepítésének utolsó fázisát menedzselte sikeresen. Ez egy rendkívül komplex projekt volt, ami magában foglalta egy komplett üzem felépítésének befejezését, az új technológia telepítését, a helyi projekt team felépítését, fejlesztését és mentorálását is. Emellett pedig feladatai közé tartozott a külföldi vállalati központ menedzsmentjének rendszeres tájékoztatása az előrehaladásról és a projekt aktuális státuszáról.

Ennek a projektnek az esetében pénzügyileg mérhető volt, hogy egy esetleges késés milyen piaci árbevétel kiesést jelentett volna a cég számára. Az ügyfélnek olyan külső támogatásra és beavatkozásra volt szüksége, amely garantálni tudta, hogy az építkezés és technológia telepítés is meg fog történni a kijelölt határidőre. Amennyiben az interim menedzser nem teljesítette volna ezt az elvárást, akkor a megbízó több milliárd dolláros árbevételtől esett volna el.

Sikeres projekt nemzetközi vasútipari vállalat megbízásából

Attila kiemelt egy másik nemzetközi projektet is, amely esetén az ügyfél egy nemzetközi vasútipari berendezéseket gyártó vállalat volt. Az interim menedzser feladata magában foglalta a kritikus beszállítók fejlesztését, illetve a magyarországi logisztikai igazgatóság szervezetének  átalakítását és stratégiájának kidolgozását is. A beszállítók tudását elsősorban a Lean menedzsmentben kellett elmélyíteni, a gyártás-fejlesztés, a hatékonyság növelése, és a technológia optimalizálása érdekében.

Ennél a projektnél azokat a teljesítménymutatókat kellett szem előtt tartanunk, amelyek meghatározták az ügyfél beszállítóinak mérését. Ezek alapján egyértelműen kimutatható volt az interim menedzser munkájának pozitív eredménye: sikerült egy adott időn belül több terméket előállítani, kiemelkedő gyártási hatékonyságot elérni, csökkenteni a selejtarányt, illetve biztonságosabbá tenni a szállítói készséget valamint megbízhatóságot.

Sikeres interim projekt kisebb hazai cégnél

Egy magyar gyártóüzem projektjéről is mesélt Attila, ahol az volt az eredeti feladata, hogy a cég üzleti folyamatait valamilyen módon tegye rendbe. Amikor azonban elkezdte a munkát kiderült, hogy nemcsak a folyamatokkal van probléma, hanem a gyártástechnológiával, a motivációs rendszerrel, valamint a különböző részlegek közötti együttműködéssel is. Ennél a projektnél tehát munka közben derültek ki és változtak a célok. Amikor pedig elindultak az interim menedzser által generált változtatási folyamatok, mérhetővé vált az eredmény. Megbízónk havonta körülbelül 20 millió forintos veszteséggel indította az évet, az interim menedzsment tevékenység hatására azonban havi 15 és 20 millió közötti adózás utáni nyereséget sikerült elérniük. Az éves nettó árbevételt közel 40%-kal nőtt, az év eleji több hónapos szállítási késedelmek lecsökkentek, a kiemelt partnereknél pedig gyakorlatilag megszűntek.

Egy interim projekt számokban nem mérhető értéke

Tapasztalataink és ügyfeleink visszajelzései alapján négy fő csoportba osztható az interim projektek számokban nem mérhető hozzáadott értéke:

• Tapasztalat és tudásmegosztás: Attila saját tapasztalatai alapján megerősítette, hogy az  interim menedzserek jelentős része túlképzett az adott projekthez képest. Ez azt jelenti, hogy nem kizárólag azokkal a tapasztalatokkal, képességekkel és képzettségekkel rendelkezik, ami az adott feladatkör sikeres végrehajtásához szükséges. Tapasztalat és tudásmegosztás formájában olyan hozzáadott értéket tud adni a megbízó vállalat számára, amely nem mérhető számokban.  

• Hosszú távú értéket biztosít: Egy interim menedzser jelenléte és munkája túlterjed a projekten, hiszen hosszú távon pozitívan tud hatni az adott cég működésére. Képes olyan változásokat és fejlődést generálni a szervezeten belül, amely az ő kiválása után is működőképes marad és tovább tud haladni ezen a sikeres úton. 

• Gyors és hatékony megoldás: Szinte minden vállalat életében adódik olyan helyzet, amikor azonnal szakértő beavatkozásra van szükség. Ezt belső erőforrásból nem mindig tudják megoldani, az új alkalmazott menedzser kiválasztása és felvétele pedig minimum fél éves, költséges procedúra. Cégünk ehhez képest általánosságban 2-3 héten belül – az alapos belső kiválasztási folyamatunkat követően – minimum két teljesen alkalmas interim szakembert be tud mutatni a megbízónak. De arra is volt példa, hogy ügyfelünk pénteken jelezte felénk igényét, hogy azonnal szüksége van egy olyan tapasztalt interim szakemberre, aki azonnal átlátja a helyzetet és elvégzi a szükséges feladatokat. Rögtön cselekedtünk és a megkeresést követő hétfő reggel már munkába is állt megbízónknál egy magasan képzett és kompetens interim menedzser.

• Azonnali megtérülés: Egy állandó alkalmazott és az interim menedzser költségeinek összehasonlításakor sok megbízó nem gondol a folyamatos fejlesztések és tréningek költségeire, valamint arra, hogy az ezzel járó eredmény megtérülése hosszabb távú. Az interim menedzser ezzel szemben már rendelkezik a megbízó cég fejlesztéséhez, vagy az adott projekt sikeres lebonyolításához szükséges tudással és tapasztalattal. Az interim menedzserrel kapcsolatos költségek szinte azonnal megtérülnek, hiszen az adott projektben meg kell valósítania a kitűzött és közösen elfogadott célokat. 

Az alkalmazott és az interim menedzser költségek közötti különbség könnyen ellenőrizhető az interim kalkulátorunk segítségével.

Végszó

A fenti példák alapján remekül látszik, hogy egy interim menedzsment projekt sikerességének mérésére nincs konkrét, minden esetben használható módszer. Mindig az határozza meg, hogy az adott projektben a megbízó számára mely KPI-ok elérése jelentik a sikert. Az is gyakori, hogy a megbízó az eredeti elvárásban nem fogalmaz meg konkrét KPI-t, a tevékenység előrehaladtával, a különböző mérföldköveknél az interim menedzser azonban le tud tenni az asztalra mérhető eredményeket.

Több mint 400 elégedett ügyféllel a hátunk mögött magabiztosan állíthatjuk, hogy interim menedzsereink minden esetben megtalálják a sikeres projekthez vezető utat.