A folyamatmenedzsment általánosságban egy szervezet üzleti folyamatainak és stratégiai céljainak összehangolását, valamint a vevői igényekhez és a tágabb értelemben vett környezeti elvárásokhoz való igazítását jelenti. A projektmenedzsmenttel ellentétben – amely egyetlen projektre összpontosít -, a folyamatmenedzsment a rendszeresen végrehajtott, ismétlődő folyamatok hatékonyságának maximalizálásával foglalkozik.

A folyamatmenedzsmentre több módon is tekinthet egy vállalat: a folyamatos fejlesztés lehetőségeként, vagy a szervezet irányításának innovatív megközelítési módjaként.

Legújabb blog cikkünkben a folyamatmenedzsmentben rejlő lehetőségeket vesszük górcső alá: bemutatunk három hatékony folyamat fejlesztési módszert és azt, hogy miként járulhat hozzá egy interim menedzser ezek bevezetéséhez és optimalizálásához.

A folyamatmenedzsment jelentősége a vállalatok számára

Minden cég folyamatokon keresztül hozza létre az ügyfelei számára értéket jelentő termékeit vagy szolgáltatásait. Az innovatívan felépített és hatékony folyamatok jelentős időbeli és minőségbeli növekedést jelentenek az ad-hoc szerveződő tevékenységláncokkal szemben. A hatékonysághoz pedig rugalmasságra, valamint a meglévő folyamatok rutinszerű felülvizsgálatára, optimalizációjára és szükség esetén korrekciójára van szükség.

Az eredményes folyamatmenedzsmentből számos módon profitálhatnak a szervezetek:

• Folyamatoptimalizálás és fejlesztés: A cégek az optimalizált folyamatok eredményeképp hatékonyabb idő és erőforrás ráfordítással működhetnek. Ez akár előnyhez is juttathatja őket a piacon, hiszen a felszabaduló kapacitást fejlesztésekre és innovációk bevezetésére fordíthatják. A képzett munkaerőt pedig más projektekre vagy tevékenységre irányíthatják át.
• Automatizáció: A hatékonyság kéz a kézben jár az automatizált műveletek bevezetésével, amelyekbe könnyebb mérési pontokat implementálni. Ez szignifikánsan leegyszerűsíti a monitoringot és támogatja az adat, illetve tény alapú döntéshozatalt – ami pedig stratégiai jelentőséggel bír a cégek előmenetelét tekintve.
• Folyamatszemlélet bevezetése: Ez a módszer segít kialakítani a folyamatos fejlesztés kultúráját a szervezetekben. Ennek köszönhetően az illetékes kollégák szerep-, illetve felelősségi körének kialakítása, valamint elhatárolása egyértelműbbé válik, mely jelentősen megkönnyíti a szereplők közötti együttműködést.

Hatékony folyamat fejlesztési módszerek és felhasználási területeik

Kaizen

A Kaizen egy japán eredetű szó, amely két részből áll: Kai, melynek jelentése változás és Zen, amely annyit tesz, hogy jó. Folyamatos fejlesztésnek vagy folyamatos tökéletesítésnek fordítjuk, amely több mint egy módszer: vállalati elveket és gondolkodásmódot jelent.

A Kaizen szemlélet a Lean menedzsment egyik eszköze, amellyel a vállalatok a veszteséget okozó tevékenységeket szisztematikusan feltárják és megváltoztatják. A Kaizen a pazarlás megszüntetésére, a termelékenység javítására, valamint a szervezet tevékenységeinek és folyamatainak tartós, folyamatos fejlesztésére összpontosít. A Kaizen egyik legfontosabb előnye, hogy a folyamatos visszacsatolás elvének köszönhetően a kívánt hatékonyság folyamatosan és inkrementálisan elérhető.

A Kaizen az agilis és más iteratív módszereket gyakorló vállalatoknál jellemzően könnyebben alkalmazható, de nem korlátozódik kizárólag ezekre. Filozófiaként és folyamatfejlesztési eszközként számtalan üzletágban és projekten alkalmazható, sikeréhez pedig a projektcsapat minden tagja hozzájárulhat. A Kaizen szemlélet mindenkire ösztönzőleg hat, ami erősíti a csapatmunkát és olyan fejlesztési ötleteket illetve innovatív javaslatokat tárhat a vezetőség elé, amelyek könnyebben megvalósíthatóak és kevesebb erőforrást, illetve tőkét igényelnek mint a radikális változtatások.

A veszteségek csökkentése érdekében a Kaizen 3 lépéses utat jelöl ki:

1. Kiküszöbölés
2. Csökkentés
3. Változtatás

A folyamatos fejlesztés a problémákra és kihívásokra való reakciókkal tartható fenn, amelyre a Kaizen remek megoldást nyújt. Segítségével a folyamatot szemlélve a vezetők valós idejű információ alapján hoznak döntéseket és lépésenként transzformálják a nagy egészet.

Gemba

A Kaizen tehát egy tanulás fókuszú folyamatmenedzsment megoldás. Elméletei alapján a hibák lehetőségként kezelendők, amelyek segítségével feltárható és kiiktatható a veszteségek forrása. Alapja a “genchi genbutsu”, ami azt jelenti, hogy “Menj, nézd meg!”.

A Kaizen megfelelő működéséhez a gyakorlatban elengedhetetlenek az úgy nevezett “gemba séták”. A gemba jelentése valós hely, a Lean szemléletben ez a munkavégzés helyét jelöli, ahol a vállalat gyárt vagy értékesít. A gemba séta tehát azt jelenti, hogy a vezetők ellátogatnak ezekre a helyekre, beszélhetnek az ott dolgozókkal, saját szemükkel látják és személyesen megtapasztalják a munkafolyamatokat. A módszer további pozitív hozadéka, hogy a dolgozók bevonása a fejlesztési folyamatokba javíthatja a munkamorált és növelheti lojalitásukat a vállalat irányába.

5S módszer

Az 5S egy vállalati folyamatmenedzsment és folyamat szervezési eszköz, amely az alábbi öt alapelvre épül:

• Seiri – Sort and clear: a használat alapján valamennyi tárgyról el kell dönteni, hogy valóban szükséges-e. Ha nem, akkor el kell távolítania munkaterületről.
• Seiso – Shine: a munkahely rendszeres takarítása kiemelt fontosságú, a tisztaság fenntartását pedig minden munkatárs saját feladatának kell, hogy érezze a munkaterületén. Fontos az olyan szennyeződésmentes munkakörnyezet – és ennek ellenőrzésére egy hatékony rutin kialakítása -, amellyel elkerülhetővé válnak például a géphibák és a selejt áru gyártása.
• Seiton – Set in order: a munkavégzéshez szükséges az eszközök logikus elhelyezése, elrendezése és megjelölése, hogy mindig könnyen elérhetõek legyenek. Fontos, hogy mindenki tudja, hogy hol a helye az adott tárgynak (a munkavégzés követelményeinek megfelelõen) és ha eltérést tapasztal, akkor cselekedjen.
• Seiketsu – Standardize: a cél a fenti 3S alapján a vállalati sztenderdek kialakítása és a folyamatokban való visszalépés megakadályozása. A folyamatos fejlesztés érdekében a munkahelyi rend és szervezettség állandó magas szinten tartása szükséges, amely rendszeres értékeléssel és visszacsatolással érhető el: 5S audit, munkatársak edukálása, kétoldalú kommunikáció biztosítása, információs táblák kihelyezése stb.
• Shitsuke – Sustain: az 5S módszer hatékony működtetéséhez elengedhetetlen a munkatársak képzése. Az edukáció kulcsfontosságú annak érdekében, hogy a rendszer gyakorlata szokássá váljon, amelyet a kollégák öntevékenyen és állandó vezetõi kontroll nélkül is követnek.

Elsősorban operatív szinten, gyártósorokon illetve műhelyekben lévő rendezettség, tisztaság valamint a Kaizent elősegítő állapot fenntartása érdekében javasolt, de az 5S folyamatmenedzsment rendszer alkalmazása az irodai munkakörnyezetben is jelentős eredményeket hozhat. Bevezetése a szervezeteknél a rövid távú, látványos eredmények helyett fenntartható transzformációt eredményez.

A fenti három eszköz mellett mellett számos hatékony folyamatmenedzsment módszer és rendszer áll szervezetek rendelkezésére, amely támogatja a szervezetek folyamatos fejlesztésre tett törekvéseit. Ide tartozik például a halszálka diagram, a PDCA-ciklus, a DMAIC struktúra, az A3 módszer és az 5W, azaz az 5 miért-módszertan.

A megfelelő módszer kiválasztása

A vállalatok vezetőinek többsége tapasztalat útján jön rá, hogy hogyan lehet sikeresen végigvinni a folyamatmenedzsment célokat:

• a projektek megvalósítása közben kiderülhet, hogy más stratégiai célokat kell kitűzni, amelyekben a vezetői támogatás elengedhetetlen;
• az elemzések, a módszertanok és a dokumentációk a sprintek során módosulhatnak, annak megfelelően, hogy mit kívánt az adott folyamat.

A folyamatok fejlesztése így lelassulhat, sőt akár el is akadhat. Ennek elkerülése érdekében a javasolt egy folyamatmenedzsmentben gyakorlott, iparági szakértő, például egy interim menedzser bevonása.

Hogyan járulhat hozzá egy interim menedzser a sikeres folyamatmenedzsmenthez?

Az interim menedzser tapasztalt vezető és kiváló szakember, aki határozott időszakra, a szerződésben megjelölt konkrét vállalati célok elérése érdekében érkezik a szervezethez.

Megbízatásának leggyakoribb oka az átmeneti vezető hiány, illetve a válság- vagy változásmenedzsment.

Egy kompetens interim menedzser gyors és hatékony segítséget nyújt a szervezetek számára a megfelelő folyamatmenedzsment eszközök kiválasztásában, valamint a folyamatos fejlesztési módszerek bevezetésében és optimalizálásában. Innovatív szemléletével és széleskörű tapasztalatával a gyakorlatban is támogatja a vezetőség valamint a scrum master munkáját a fejlesztés és transzformáció akár teljes ciklusában:

1. Segít az illetékeseknek a fejlesztendő terület kijelölésében, a célok és mutatók meghatározásában valamint a felelős team kialakításában.
2. Útmutatást ad a területbejáráshoz, a hatékony méréshez és adatgyűjtéshez, valamint az okok feltárásához és a veszteségelemzés elkészítéséhez.
3. Tapasztalatát és iparági szaktudását kamatoztatva segít a sprint tervezésben. Nemcsak a vállalat számára értékes fejlesztési javaslatokat nyújt, de ezek implementálásában is segít.
4. Támogatást biztosít a bevezetett folyamatos fejlesztési eszközök eredményeinek nyomonkövetésében, a hatékonyságmérésben és a szülséges korrekciók elvégzésében.
5. Amennyiben szükséges, a szabványosításban és a munkatársak oktatásában is hozzáértő segítséget nyújt.

Ha vállalatodnak szakértő támogatásra van szüksége, hogy a folyamatmenedzsmentben rejlő lehetőségekből kihozza a maximumot, akkor javasoljuk, hogy fontold meg egy interim menedzser megbízását. Cégünk több ezer magasan képzett szakemberrel dolgozik együtt, akik közül biztosan megtaláljuk a vállalatod számára ideális interim menedzsert.

Kérd díjmentes konzultációnkat, amelyen kollégáink készséggel válaszolnak a kérdéseidre.