Egy késésben lévő projekt vezetője aláírja egy új szoftver licencszerződését, és abban bízik, hogy a káosz pár héten belül rendeződik. De sajnos nem ez történik. A Project Management Institute (PMI) kutatása szerint a formális keretrendszerrel dolgozó csapatok projektjei 72%-ban, a keret nélkül dolgozóké 61%-ban sikeresek. A különbség a csapat fegyelmén múlik, a szoftver legfeljebb segít ebben.

Közben a Digital.ai 17. State of Agile felmérésében az agilis gyakorlattal elégedett válaszadók aránya 71%-ról 59%-ra csökkent 2022 és 2023 között. Egyetlen felmérés természetesen még nem trend. Figyelmeztetésnek viszont jó: az agilis módszertan széles körű használata nem jelent automatikusan elégedettséget. Érdemes ezért józanul megnézni, mit tudnak ma a projektmenedzsment eszközök, és mire figyeljen a cégvezető, mielőtt bármelyik bevezetéséről dönt.

Projektmenedzsment eszközök hat típusa

 Funkciójuk szerint hat csoportba soroljuk a projektmenedzsment eszközöket:

• Az egyszerű feladatkezelők listákkal és kártyákkal dolgoznak, és kis operatív csapatoknak valók, ahol nincsenek bonyolult függőségek.
• A Gantt-alapú ütemezők a vízesésmodellt követik. Munkabontási struktúrát, kritikus utat és bázistervhez mért eltérést kezelnek, ezért az építőipar, a gyártás és a mérnöki beruházások kedvelik őket. (A kritikus út a projekt leghosszabb, egymásra épülő feladatsora. Ez dönti el, hogy legkorábban mikor érhet véget a projekt. Ha a sor bármelyik feladata csúszik, a teljes határidő is csúszik. A többi feladatnak van tartalékideje, ezért ott egy-két napi késés még nem számít.)
• Az agilis és Kanban-platformok iterációkban, termékhátralékban és a folyamatban lévő munka korlátozásában gondolkodnak.
• A portfólió- és erőforrás-menedzsment rendszerek abban segítik a felsővezetést és a projektirodát (PMO), hogy eldöntsék, melyik kezdeményezés kapja az embereket és a pénzt.
• A tudásbázis-platformok kimentik a döntési naplókat és a specifikációkat az e-mail-láncok mélyéről.
• Az összevont munkamenedzsment-platformok minden nézetet egy felületre hoznak. Rugalmasak, a Gantt-alapú ütemezőket viszont nem tudják kiváltani.

Tíz ismert név

Az előző hat csoport típusokat ír le. Az alábbi nevek ezzel szemben konkrét szoftvertermékek, és mindegyik besorolható valamelyik típusba.

Magyar nyelvű felülettel a Jira,a Confluence és a Microsoft Planner rendelkezik. A Monday.com, a Wrike, a Notion és a ClickUp hivatalos nyelvlistáján nem szerepel a magyar.

Hat szempont a szerződés aláírása előtt

Az első a létszám. Tíz fő alatt egy ClickUp vagy Trello gyors átláthatóságot ad, több száz főnél viszont a laza rendszerekből adatkáosz lesz, ott jogosultsági szintek és portfólióriportok kellenek. A második a módszertan: ha az ügyfélszerződés rögzített határidőt és terjedelmet ír elő, egy tisztán Scrum-alapú eszköz elbukik. A harmadik az integráció a Teams, a Slack, az SAP vagy a SharePoint felé. A negyedik a teljes bekerülési költség. A licencdíjhoz hozzáadódik a bevezetés, a képzési idő, a ki nem használt licencsávok ára és az AI-funkciók felára. Az ötödik az adatvédelem: európai adattárolás, GDPR-megfelelés, ISO/IEC 27001 tanúsítvány. A hatodik a nyelv. A termelésben dolgozó kollégát egy angol menü könnyen elriasztja.

A szoftver három esetben kifejezetten árt:

• Túlkonfigurálásnál a rengeteg kötelező mező és jóváhagyási pont miatt a kollégák fiktív adatokkal zárják le a feladatokat.
• A túlzott adminisztrációnál elvonja a figyelmet az értékteremtő munkától.
• Az alacsony elfogadás pedig párhuzamos valóságot teremt: a munka visszahúzódik az e-mailekbe és a privát Excel-táblákba, a dashboard pedig elszakad a tényektől.

AI: egyszerre valóság és ígéret

A Gartner 2019-ben azt jósolta, hogy 2030-ra a projektmenedzsment mai munkájának 80%-át átveszi a mesterséges intelligencia. Ez előrejelzés, mért eredmény még nincs mögötte.

Az AI ma három területen tűnik időspóroló tényezőnek.

• Az AI összerakja a státuszjelentést,
• az értekezlet hanganyagából felelőssel és határidővel ellátott feladatokat készít,
• és a szervezeti dokumentációban is keres.

A kockázatjelző algoritmusok azonban csak a rögzített adatokból dolgoznak. A belső politikát, a kulcsember kiégését vagy a halogatott döntést nem látják. Az emberi ellenőrzés nélküli automatikus átütemezés szétzilálja a munkaterhelést.

A projektmenedzsment eszközök és az interim menedzsment ugyanazt a célt szolgálják: gyorsan láthatóvá tenni, mi történik egy szervezetben. Mindkettő esetében a tárgyilagos diagnózis a legértékesebb képesség, vagyis annak eldöntése, mennyit érdemes elhinni abból, amit a dashboard mutat.

Az Interim Kft. olyan tapasztalt projektvezetőkkel és interim menedzserekkel dolgozik, akik egy futó projekt meglévő eszközkörnyezetében is néhány nap alatt kiismerik magukat és megteszik a szükséges korrekciót.

GYIK

Melyik projektmenedzsment eszközt érdemes választani?

Hat szempont szerint érdemes dönteni: a csapat létszáma, a módszertan, az integráció más rendszerekkel, a teljes bekerülési költség, az adatvédelem és a felület nyelve. A licencdíj a költségeknek csak egy része, mert a bevezetés, a képzési idő, a ki nem használt licencsávok ára és az AI-funkciók felára is hozzáadódik.

Milyen típusai vannak a projektmenedzsment eszközöknek?

A piac hat csoportra oszlik. Ide tartoznak az egyszerű feladatkezelők, a Gantt-alapú ütemezők, az agilis és Kanban-platformok, a portfólió- és erőforrás-menedzsment rendszerek, a tudásbázis-platformok és az összevont munkamenedzsment-platformok. Az egyszerű feladatkezelők kis operatív csapatoknak valók, a Gantt-alapú ütemezőket pedig az építőipar, a gyártás és a mérnöki beruházások kedvelik.

Elég egy új szoftver egy késésben lévő projekt megmentéséhez?

Általában nem. A Project Management Institute (PMI) kutatása szerint a formális keretrendszerrel dolgozó csapatok projektjei 72%-ban sikeresek, a keret nélkül dolgozóké 61%-ban. A különbséget a módszeres működés adja, a szoftver ebben legfeljebb segít. Ezért a késésben lévő projekt megmentése a működés rendbetételével indul.

Mikor árt a projektmenedzsment-szoftver a csapatnak?

Három esetben. Túlkonfigurálásnál a rengeteg kötelező mező és jóváhagyási pont miatt a kollégák fiktív adatokkal zárják le a feladatokat. A túlzott adminisztrációnál elvonja a figyelmet az értékteremtő munkától. Alacsony elfogadásnál a munka az e-mailekbe és a privát Excel-táblákba költözik, a dashboard pedig elszakad a tényektől.

Mire jó ma az AI a projektmenedzsment eszközökben?

Ma három területen hoz valódi időnyereséget: összeállítja a státuszjelentést, az értekezlet hanganyagából felelőssel és határidővel ellátott feladatokat készít, és keres a szervezeti dokumentációban. A kockázatjelző algoritmusok csak a rögzített adatokból dolgoznak, ezért a belső politikát vagy a kulcsember kiégését nem látják.